Penyesuaian untuk Kebutuhan IT Inventory Perusahaan Penerima Fasilitas Pengembalian ex KITE

Bagi perusahaan yang telah memiliki/mendayagunakan sistem informasi berbasis komputer untuk pencatatan persedian barang di perusahaan yang bersangkutan, perlu melakukan penyesuaian untuk memenuhi ketentuan IT Inventory yang diwajibkan dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mempelajari dan mengevaluasi apakah mekanisme pengelolaan persediaan dan pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan telah sesuai dengan mekanisme pengelolaan persediaan.
2. Menentukan apakah persyaratan aplikasi komputer atau software berbasis database sebagaimana yang dijelaskan dalam Lampiran I sudah terpenuhi atau tidak. Apabila persyaratan software tersebut belum terpenuhi maka sebaiknya perusahaan beralih ke software yang dipersyaratkan
3. Menentukan apakah elemen data minimal yang telah dijelaskan dalam Bagian I Lampiran IV telah tersedia atau tidak dalam Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer yang dilaksanakan saat ini.
4. Dalam hal elemen data minimal yang telah dijelaskan dalam Bagian I Lampiran IV telah tersedia maka perusahaan tidak perlu melakukan penyesuaian terhadap elemen data yang dalam sistem aplikasi tersebut. Perusahaan hanya perlu membuat menu pelaporan yang disesuaikan dengan permintaan laporan oleh DJBC.
5. Dalam hal masih terdapat beberapa elemen data yang belum ada dalam sistem aplikasi yang dijalankan saat ini maka perusahaan harus menambahkan elemen data tersebut. Tujuan penambahan elemen data ini adalah untuk memudahkan perusahaan dalam membuat laporan sesuai yang diinginkan oleh DJBC.
Contoh: Apabila pada sistem aplikasi yang dimiliki oleh perusahaan belum memiliki elemen data berupa jenis dokumen pabean, nomor dokumen pabean, dan tanggal dokumen pabean pada dokumen Laporan Penerimaan Barang atau Surat Jalan Pengeluaran Barang maka perusahaan harus:
a. menambahkan elemen data tersebut pada kedua dokumen laporan penerimaan barang dan dokumen surat jalan
b. memasukan elemen data tersebut sebagai bagian dari database pemasukan dan pengeluaran barang
apabila perusahaan sudah menambahkan ketiga elemen data tersebut maka sistem aplikasi tersebut dapat membuat Laporan Pemasukan Barang Per Dokumen Pabean dan Laporan Pengeluaran Barang Per Dokumen Pabean sesuai yang dipersyaratkan oleh DJBC.
6. Untuk perusahaan-perusahaan tertentu yang telah memiliki IT Inventory yang terintegrasi dengan induk perusahaan atau yang telah mendayagunakan IT Inventory namun aksesnya tidak dapat langsung disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku, dalam memberikan akses secara online kepada petugas Bea dan Cukai perusahaan dapat membuat suatu mikro-sistem yang menampilkan laporan-laporan sebagaimana diatur dalam ketentuan. Data yang ada pada sistem IT Inventory perusahaan disinkronisasi secara regular ke dalam mikro-sistem sehingga menggambarkan kondisi sesuai IT Inventory perusahaan untuk selanjutnya diproses menjadi laporan. Akses oleh petugas Bea dan Cukai dilakukan terhadap mikro-sistem tersebut. Mikro-sistem tersebut juga harus dinyatakan dalam SOP perusahaan dan harus dijalankan dengan SPI yang baik.
7. Dalam hal mekanisme akses IT Inventory menggunakan web-service, perusahaan harus menyediakan elemen data terkait laporan sebagaimana dimaksud pada Bagian I Lampiran IV yang dibutuhkan dalam penggunaan web-service.