Master Data Konversi, Master Data Gudang, dan Master Data lainnya untuk IT Inventory

Master data konversi yang berisi kode bahan baku dan kode hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut serta koefisien pemakaian bahan baku.

Master Data Gudang yang berisi kodifikasi gudang yang dimiliki perusahaan. Kodifikasi ini diperlukan oleh perusahaan biasanya karena membedakan gudang bahan baku, gudang produksi, gudang barang jadi, gudang scrap/reject atau juga karena perusahaan memiliki beberapa pabrik yang berbeda lokasi sehingga perlu diketahui barang yang diterima atau dikirim berasal dari gudang tertentu.

Master data lainnya yang memang sangat tergantung dari kebutuhan operasional perusahaan.

Master Data Transaksi IT Inventory

Master Data Jenis Transaksi IT Inventory berisi kodifikasi transaksi yang dilakukan oleh perusahaan seperti kodifikasi transaksi penerimaan barang dibedakan antara menerima barang dari supplier, dari pengirim subkontrak, transaksi internal perusahaan atau transaksi lainnya yang perlu dibedakan kebutuhannya. Begitu juga kodifikasi pengeluaran barang bisa dibedakan antara pengiriman barang dalam rangka ekspor, dalam rangka subkontrak, penjualan antar KB, pengiriman dalam rangka subkontrak ke TLDDP atau hal lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

Master Daya Pembeli / Penerima Barang IT Inventory

Master Data Pembeli (penerima barang) IT Inventory berisi:
1) kodifikasi pembeli/penerima subkontrak/penerima ekspor gabungan (fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian);
2) nama pembeli/penerima subkontrak/penerima ekspor gabungan (fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian); dan
3) data-data lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Master Data Supplier IT Inventory

Master Data Supplier (Pengirim Barang) yang berisi:
1) kodifikasi supplier/pihak subkontrak/pengirim barang dalam rangka ekspor gabungan (fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian);
2) nama dan alamat supplier/pihak subkontrak/pengirim barang dalam rangka ekspor gabungan (fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian); dan
3) data-data supplier/pihak subkontrak yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Pengendalian Internal dalam rangka Implementasi IT Inventory

1. Lingkup Pengendalian
a. Adanya pencacahan fisik dan proses pengecekan dengan dokumen:
1) barang yang diterima dari supplier sesuai dengan pesanan barang dalam dokumen pemesanan barang atau purchase order.
2) barang dari subkontrak telah sesuai dengan perjanjian subkontrak.
3) barang retur dari supplier telah sesuai dengan keluhan dari supplier.
4) barang yang diterima telah dicatat dan didokumentasikan dengan baik.
5) barang yang diterima telah disimpan dan dikelola dengan baik.
b. Adanya pembuatan dokumen/formulir yang digunakan untuk merekam pergerakan persediaan secara prenumber. Dokumen/formulir tersebut tidak harus berbentuk hardcopy tapi juga data berbentuk data elektronik.
c. Adanya otorisasi pada dokumen dokumen/formulir yang digunakan.
d. Adanya pendokumentasian pergerakan barang dalam IT Inventory.
1) Pemasukan barang
2) Pengeluaran barang untuk proses produksi/subkontrak
3) Pengeluaran barang dalam rangka penjualan
4) Pengeluaran barang dalam rangka retur
5) Pengeluaran barang untuk barang reject dan/atau scrap
e. Adanya quality control dalam proses produksi.

2. Elemen Data yang Digunakan untuk Pengendalian Internal pada IT Inventory
a. Elemen data pada sistem pemasukan dan pengeluaran barang minimal memiliki elemen data sebagai berikut:
1) Nomor dan tanggal dokumen yang digunakan untuk merekam pergerakan persediaan barang
2) Jenis dokumen pabean
3) Nomor dokumen pabean
4) Tanggal dokumen pabean
5) Nama gudang
6) Nama Pengirim
7) Kode barang
8) Nama barang
9) Satuan barang
10) Jumlah barang
b. Elemen data pada sistem pemakaian bahan baku serta penerimaan barang jadi minimal memiliki elemen data sebagai berikut:
1) Nomor dan tanggal dokumen pemakaian barang
2) Nama gudang asal
3) Nama gudang tujuan
4) Tujuan pemakaian (untuk diproses sendiri/disubkontrakkan)
5) Kode barang
6) Nama barang
7) Satuan barang
8) Jumlah barang