Penyesuaian untuk Kebutuhan IT Inventory Perusahaan Penerima Fasilitas Pengembalian ex KITE

Bagi perusahaan yang telah memiliki/mendayagunakan sistem informasi berbasis komputer untuk pencatatan persedian barang di perusahaan yang bersangkutan, perlu melakukan penyesuaian untuk memenuhi ketentuan IT Inventory yang diwajibkan dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Mempelajari dan mengevaluasi apakah mekanisme pengelolaan persediaan dan pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan telah sesuai dengan mekanisme pengelolaan persediaan.
2. Menentukan apakah persyaratan aplikasi komputer atau software berbasis database sebagaimana yang dijelaskan dalam Lampiran I sudah terpenuhi atau tidak. Apabila persyaratan software tersebut belum terpenuhi maka sebaiknya perusahaan beralih ke software yang dipersyaratkan
3. Menentukan apakah elemen data minimal yang telah dijelaskan dalam Bagian I Lampiran IV telah tersedia atau tidak dalam Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer yang dilaksanakan saat ini.
4. Dalam hal elemen data minimal yang telah dijelaskan dalam Bagian I Lampiran IV telah tersedia maka perusahaan tidak perlu melakukan penyesuaian terhadap elemen data yang dalam sistem aplikasi tersebut. Perusahaan hanya perlu membuat menu pelaporan yang disesuaikan dengan permintaan laporan oleh DJBC.
5. Dalam hal masih terdapat beberapa elemen data yang belum ada dalam sistem aplikasi yang dijalankan saat ini maka perusahaan harus menambahkan elemen data tersebut. Tujuan penambahan elemen data ini adalah untuk memudahkan perusahaan dalam membuat laporan sesuai yang diinginkan oleh DJBC.
Contoh: Apabila pada sistem aplikasi yang dimiliki oleh perusahaan belum memiliki elemen data berupa jenis dokumen pabean, nomor dokumen pabean, dan tanggal dokumen pabean pada dokumen Laporan Penerimaan Barang atau Surat Jalan Pengeluaran Barang maka perusahaan harus:
a. menambahkan elemen data tersebut pada kedua dokumen laporan penerimaan barang dan dokumen surat jalan
b. memasukan elemen data tersebut sebagai bagian dari database pemasukan dan pengeluaran barang
apabila perusahaan sudah menambahkan ketiga elemen data tersebut maka sistem aplikasi tersebut dapat membuat Laporan Pemasukan Barang Per Dokumen Pabean dan Laporan Pengeluaran Barang Per Dokumen Pabean sesuai yang dipersyaratkan oleh DJBC.
6. Untuk perusahaan-perusahaan tertentu yang telah memiliki IT Inventory yang terintegrasi dengan induk perusahaan atau yang telah mendayagunakan IT Inventory namun aksesnya tidak dapat langsung disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku, dalam memberikan akses secara online kepada petugas Bea dan Cukai perusahaan dapat membuat suatu mikro-sistem yang menampilkan laporan-laporan sebagaimana diatur dalam ketentuan. Data yang ada pada sistem IT Inventory perusahaan disinkronisasi secara regular ke dalam mikro-sistem sehingga menggambarkan kondisi sesuai IT Inventory perusahaan untuk selanjutnya diproses menjadi laporan. Akses oleh petugas Bea dan Cukai dilakukan terhadap mikro-sistem tersebut. Mikro-sistem tersebut juga harus dinyatakan dalam SOP perusahaan dan harus dijalankan dengan SPI yang baik.
7. Dalam hal mekanisme akses IT Inventory menggunakan web-service, perusahaan harus menyediakan elemen data terkait laporan sebagaimana dimaksud pada Bagian I Lampiran IV yang dibutuhkan dalam penggunaan web-service.

Master Data Konversi, Master Data Gudang, dan Master Data lainnya untuk IT Inventory

Master data konversi yang berisi kode bahan baku dan kode hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut serta koefisien pemakaian bahan baku.

Master Data Gudang yang berisi kodifikasi gudang yang dimiliki perusahaan. Kodifikasi ini diperlukan oleh perusahaan biasanya karena membedakan gudang bahan baku, gudang produksi, gudang barang jadi, gudang scrap/reject atau juga karena perusahaan memiliki beberapa pabrik yang berbeda lokasi sehingga perlu diketahui barang yang diterima atau dikirim berasal dari gudang tertentu.

Master data lainnya yang memang sangat tergantung dari kebutuhan operasional perusahaan.

Master Data Transaksi IT Inventory

Master Data Jenis Transaksi IT Inventory berisi kodifikasi transaksi yang dilakukan oleh perusahaan seperti kodifikasi transaksi penerimaan barang dibedakan antara menerima barang dari supplier, dari pengirim subkontrak, transaksi internal perusahaan atau transaksi lainnya yang perlu dibedakan kebutuhannya. Begitu juga kodifikasi pengeluaran barang bisa dibedakan antara pengiriman barang dalam rangka ekspor, dalam rangka subkontrak, penjualan antar KB, pengiriman dalam rangka subkontrak ke TLDDP atau hal lainnya sesuai kebutuhan perusahaan.

Master Daya Pembeli / Penerima Barang IT Inventory

Master Data Pembeli (penerima barang) IT Inventory berisi:
1) kodifikasi pembeli/penerima subkontrak/penerima ekspor gabungan (fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian);
2) nama pembeli/penerima subkontrak/penerima ekspor gabungan (fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian); dan
3) data-data lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Master Data Supplier IT Inventory

Master Data Supplier (Pengirim Barang) yang berisi:
1) kodifikasi supplier/pihak subkontrak/pengirim barang dalam rangka ekspor gabungan (fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian);
2) nama dan alamat supplier/pihak subkontrak/pengirim barang dalam rangka ekspor gabungan (fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian); dan
3) data-data supplier/pihak subkontrak yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Master Data Barang IT Inventory

Master Data Barang yang berisi kodifikasi barang (kode barang), nama barang, spesifikasi teknis, satuan, nilai barang dan lainnya sesuai kebutuhan perusahaan. Master data barang ini dapat berupa master data bahan baku, bahan penolong, WIP, barang jadi, barang reject/scrap, mesin, peralatan perkantoran, dan spareparts (khusus master data mesin, peralatan perkantoran, dan spareparts hanya wajib untuk perusahaan penerima fasilitas Kawasan Berikat). Master data mesin dan peralatan perkantoran di Kawasan Berikat dapat terpisah dari IT Inventory khusus persediaan, namun demikian pada saat penyampaian laporan, data tersebut dapat ditampilkan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan master barang adalah sebagai berikut:
1) Perusahaan harus membedakan kodifikasi bahan baku, bahan penolong, wip, barang jadi, barang reject/scrap, mesin, peralatan perkantoran, dan spareparts.
2) Perusahaan harus membedakan kodifikasi antara barang yang mendapat fasilitas Pembebasan dan/atau pengembalian dengan barang yang tidak mendapat fasilitas Pembebasan dan/atau pengembalian. Pembedaan kode barang ini tidak hanya pada bahan baku saja tetapi juga harus dibedakan ketika menjadi hasil produksi. Untuk perusahaan pengguna fasilitas pembebasan dan fasilitas pengembalian, dalam rangka untuk memudahkan pelayanan dan pengawasan, agar mengisi kode barang pada kolom “spesifikasi lain” pada saat pengisian PIB.

Kewajiban KWBC (Bea Cukai) Terhadap Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer

1. Menjaga kerahasiaan dan keamanan data dengan tidak memberikan, mempublikasikan atau menyebarluaskan data dimaksud kepada pihak lain yang tidak diatur dalam ketentuan perundang-undangan;
2. Memanfaatkan Informasi yang didapat dari akses ke IT Inventory perusahaan sesuai tujuan diberikannya informasi tersebut.
3. Melakukan asistensi terhadap penerapan IT Inventory oleh perusahaan agar semaksimal mungkin memenuhi kriteria yang telah ditetapkan peraturan perundang-undangan;
4. Melakukan pengecekan berdasarkan manajemen risiko terhadap penerapan IT Inventory oleh perusahaan, dan melakukan pemutakhiran profil sehingga dapat memberikan pelayanan secara maksimal;
5. Menyiapkan sarana dan prasarana agar akses terhadap IT Inventory dapat dilakukan secara optimal.

Kewajiban Perusahaan Terhadap Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer

1. wajib untuk memiliki dan mendayagunakan IT Inventory yang dapat menyediakan/menampilkan laporan sebagaimana diwajibkan dalam peraturan perundang-undangan.
2. memastikan bahwa penggunaan IT Inventory tersebut tetap secara konsisten dan akurat dalam mendukung operasional pengelolaan persediaan.
3. tidak menggunakan IT Inventory lainnya selain dari IT Inventory yang sudah terkoneksi dengan KWBC. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan tidak menggunakan dua macam pembukuan dalam mencatat kegiatan operasionalnya. Laporan yang disampaikan kepada stakeholders dan laporan yang disampaikan ke KWBC mempunyai informasi yang sama dan berasal dari data yang sama.
4. membuat dan menyampaikan laporan ke DJBC dengan menggunakan IT Inventory yang digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari.
5. menyediakan akses sistem informasi kepada DJBC baik untuk kepentingan pelayanan/pengawasan oleh KWBC atau kepentingan pengawasan secara post clearance audit.
6. menyediakan back up data yang dapat diandalkan apabila server mengalami gangguan atau kerusakan sehingga tidak dapat diakses.

Akses oleh Direktorat Jenderal Bea Cukai

Laporan-laporan harus dapat diakses oleh pegawai Direktorat Jenderal Bea Cukai dan harus dapat memberikan data yang terkini (realtime) ketika diakses. Jika akses dapat dilakukan secara online, ketersediaan data stock bahan baku, barang dalam proses, dan hasil produksi dalam laporan yang dapat diakses oleh pegawai KWBC harus dapat di-browse paling kurang selama periode pembebasan/jangka waktu ekspor ditambah masa penyelesaian BCL.KT 01/BCL.KT 02. Mekanisme akses secara online dilakukan sesuai mekanisme akses online terhadap IT Inventory perusahaan penerima fasilitas TPB.

Hak akses ini terbagi 2 (dua) kelompok utama yakni:
a. Hak akses KWBC
KWBC memiliki akses sistem informasi atas laporan-laporan. Hak akses tersebut memungkinkan KWBC sesuai tugas pokok dan fungsinya untuk melakukan rekonsiliasi atas setiap transaksi pemasukan/pengeluaran barang ke/dari perusahaan penerima fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian. Sistem informasi persediaan (IT Inventory) yang ada di perusahaan harus dipahami sebagai catatan internal dimana sebelum melakukan pencatatan, perusahaan sudah melakukan validasi atas jumlah, jenis, nilai, dan kesesuaian aspek lainnya.
b. Hak Akses Dalam Rangka Audit Kepabeanan
Dalam rangka pelaksanaan audit kepabeanan dan cukai, DJBC memiliki hak akses terhadap seluruh kegiatan yang terjadi pada Sistem Informasi Persediaan berbasis komputer dan terhadap pembukuan perusahaan yang terkait dengan kegiatan kepabeanan.
Hak akses sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b meliputi hak untuk membaca laporan dan mengunduh (download) data laporan.

Latar Belakang IT Inventory – Profil yang Baik

Dari sisi pelayanan, penggunaan teknologi informasi berbasis komputer dalam sistem pengelolaan persediaan merupakan faktor utama yang harus dipenuhi agar perusahaan dapat meningkatkan profilnya. Profil yang baik berarti meningkatnya pelayanan yang diberikan. Dengan profil yang baik, perusahaan dapat memperoleh berbagai fasilitas prosedural, seperti kegiatan subkontrak berlanjut, subkontrak untuk seluruh kegiatan produksi, pemasukan dan pengeluaran bahan baku dan hasil produksi langsung ke atau dari perusahaan penerima subkontrak, pegawai perusahaan tidak perlu datang ke KPPBC untuk menyampaikan laporan pertanggungjawaban 4 (empat) bulanan, izin perpanjangan tanpa harus memenuhi ketentuan lokasi, dan izin perluasan lokasi tidak dalam satu hamparan. Selain itu, benefit lain adalah keuntungan secara ekonomis, seperti penggunaan corporate guarantee dan perusahaan dapat menerapkan sistem persediaan just in time, yang merupakan salah satu cara mengefisiensikan persediaan. Untuk pengembangan kebijakan di masa yang akan datang, semua sistem pelayanan akan didasarkan pada profil perusahaan, seperti pemberian pelayanan 24 jam x 7 hari kepada perusahaan dengan profil yang baik, termasuk meminimalkan keterlibatan pegawai dalam proses pemasukan dan pengeluaran barang.