Master Data Barang IT Inventory

Master Data Barang yang berisi kodifikasi barang (kode barang), nama barang, spesifikasi teknis, satuan, nilai barang dan lainnya sesuai kebutuhan perusahaan. Master data barang ini dapat berupa master data bahan baku, bahan penolong, WIP, barang jadi, barang reject/scrap, mesin, peralatan perkantoran, dan spareparts (khusus master data mesin, peralatan perkantoran, dan spareparts hanya wajib untuk perusahaan penerima fasilitas Kawasan Berikat). Master data mesin dan peralatan perkantoran di Kawasan Berikat dapat terpisah dari IT Inventory khusus persediaan, namun demikian pada saat penyampaian laporan, data tersebut dapat ditampilkan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan master barang adalah sebagai berikut:
1) Perusahaan harus membedakan kodifikasi bahan baku, bahan penolong, wip, barang jadi, barang reject/scrap, mesin, peralatan perkantoran, dan spareparts.
2) Perusahaan harus membedakan kodifikasi antara barang yang mendapat fasilitas Pembebasan dan/atau pengembalian dengan barang yang tidak mendapat fasilitas Pembebasan dan/atau pengembalian. Pembedaan kode barang ini tidak hanya pada bahan baku saja tetapi juga harus dibedakan ketika menjadi hasil produksi. Untuk perusahaan pengguna fasilitas pembebasan dan fasilitas pengembalian, dalam rangka untuk memudahkan pelayanan dan pengawasan, agar mengisi kode barang pada kolom “spesifikasi lain” pada saat pengisian PIB.

Kewajiban KWBC (Bea Cukai) Terhadap Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer

1. Menjaga kerahasiaan dan keamanan data dengan tidak memberikan, mempublikasikan atau menyebarluaskan data dimaksud kepada pihak lain yang tidak diatur dalam ketentuan perundang-undangan;
2. Memanfaatkan Informasi yang didapat dari akses ke IT Inventory perusahaan sesuai tujuan diberikannya informasi tersebut.
3. Melakukan asistensi terhadap penerapan IT Inventory oleh perusahaan agar semaksimal mungkin memenuhi kriteria yang telah ditetapkan peraturan perundang-undangan;
4. Melakukan pengecekan berdasarkan manajemen risiko terhadap penerapan IT Inventory oleh perusahaan, dan melakukan pemutakhiran profil sehingga dapat memberikan pelayanan secara maksimal;
5. Menyiapkan sarana dan prasarana agar akses terhadap IT Inventory dapat dilakukan secara optimal.

Kewajiban Perusahaan Terhadap Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer

1. wajib untuk memiliki dan mendayagunakan IT Inventory yang dapat menyediakan/menampilkan laporan sebagaimana diwajibkan dalam peraturan perundang-undangan.
2. memastikan bahwa penggunaan IT Inventory tersebut tetap secara konsisten dan akurat dalam mendukung operasional pengelolaan persediaan.
3. tidak menggunakan IT Inventory lainnya selain dari IT Inventory yang sudah terkoneksi dengan KWBC. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan tidak menggunakan dua macam pembukuan dalam mencatat kegiatan operasionalnya. Laporan yang disampaikan kepada stakeholders dan laporan yang disampaikan ke KWBC mempunyai informasi yang sama dan berasal dari data yang sama.
4. membuat dan menyampaikan laporan ke DJBC dengan menggunakan IT Inventory yang digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari.
5. menyediakan akses sistem informasi kepada DJBC baik untuk kepentingan pelayanan/pengawasan oleh KWBC atau kepentingan pengawasan secara post clearance audit.
6. menyediakan back up data yang dapat diandalkan apabila server mengalami gangguan atau kerusakan sehingga tidak dapat diakses.

Akses oleh Direktorat Jenderal Bea Cukai

Laporan-laporan harus dapat diakses oleh pegawai Direktorat Jenderal Bea Cukai dan harus dapat memberikan data yang terkini (realtime) ketika diakses. Jika akses dapat dilakukan secara online, ketersediaan data stock bahan baku, barang dalam proses, dan hasil produksi dalam laporan yang dapat diakses oleh pegawai KWBC harus dapat di-browse paling kurang selama periode pembebasan/jangka waktu ekspor ditambah masa penyelesaian BCL.KT 01/BCL.KT 02. Mekanisme akses secara online dilakukan sesuai mekanisme akses online terhadap IT Inventory perusahaan penerima fasilitas TPB.

Hak akses ini terbagi 2 (dua) kelompok utama yakni:
a. Hak akses KWBC
KWBC memiliki akses sistem informasi atas laporan-laporan. Hak akses tersebut memungkinkan KWBC sesuai tugas pokok dan fungsinya untuk melakukan rekonsiliasi atas setiap transaksi pemasukan/pengeluaran barang ke/dari perusahaan penerima fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian. Sistem informasi persediaan (IT Inventory) yang ada di perusahaan harus dipahami sebagai catatan internal dimana sebelum melakukan pencatatan, perusahaan sudah melakukan validasi atas jumlah, jenis, nilai, dan kesesuaian aspek lainnya.
b. Hak Akses Dalam Rangka Audit Kepabeanan
Dalam rangka pelaksanaan audit kepabeanan dan cukai, DJBC memiliki hak akses terhadap seluruh kegiatan yang terjadi pada Sistem Informasi Persediaan berbasis komputer dan terhadap pembukuan perusahaan yang terkait dengan kegiatan kepabeanan.
Hak akses sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b meliputi hak untuk membaca laporan dan mengunduh (download) data laporan.

Kode Barang di IT Inventory

Sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan harus dapat membedakan antara barang yang diimpor dengan mendapatkan fasilitas, barang yang diimpor tanpa fasilitas, dan waste/scrap yang timbul sesuai konversi. Untuk perusahaan yang memiliki 2 (dua) NIPER yaitu NIPER Pembebasan dan NIPER Pengembalian, cukup memiliki 1 (satu) IT Inventory, namun IT Inventory tersebut juga harus menggunakan kode yang berbeda untuk barang yang diimpor dengan fasilitas pembebasan atau pengembalian.

IT Inventory harus menggambarkan keterkaitan pemasukan bahan baku dengan dokumen BC impor

Pemasukan bahan baku atau pengeluaran hasil produksi ke atau dari perusahaan penerima fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian menggunakan dokumen pemberitahuan pabean. Dalam setiap pemasukan bahan baku dan pengeluaran hasil produksi, jenis, nomor, dan tanggal dokumen pemberitahuan pabean tersebut harus selalu dicatat dalam IT Inventory.

Apabila IT Inventory milik perusahaan dapat menampilkan Laporan Pemasukan Bahan Baku dan Pengeluaran Hasil Produksi yang meliputi jenis, nomor, dan tanggal dokumen pemberitahuan pabean, maka Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer telah menggambarkan keterkaitan dengan dokumen kepabeanan.

Laporan atau Reporting IT Inventory yang sesuai Regulasi Bea Cukai

Sistem Informasi Persediaan berbasis komputer dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh stakeholder termasuk DJBC. Informasi yang dihasilkan untuk DJBC adalah sebagai berikut:
a. Laporan Pemasukan Bahan Baku per dokumen pabean;
b. Laporan Pemakaian Bahan Baku;
c. Laporan pemakaian barang dalam proses dalam rangka kegiatan subkontrak, dalam hal terdapat kegiatan produksi yang disubkontrakkan;
d. Laporan pemasukan hasil produksi;
e. Laporan pengeluaran hasil produksi;
f. Laporan mutasi bahan baku;
g. Laporan mutasi hasil produksi;
h. Laporan penyelesaian waste/scrap.

Apakah yang Dimaksud Realtime dalam Pencatatan IT Inventory?

Realtime dalam kriteria pencatatan IT Inventory dibagi 2 (dua) jenis:
1) Realtime dalam pencatatan arus barang
Pencatatan data transaksi persediaan pada IT Inventory oleh operator data entry atas pemasukan, pengeluaran, WIP, adjustment, dan stock opname (pergerakan barang) dilakukan sesegera mungkin setelah mendapat otorisasi terlebih dahulu dari pegawai perusahaan sesuai kewenangan yang diatur dalam SOP atau SPI perusahaan.
2) Realtime dalam pembaruan (refresh) data laporan
Setiap proses input ke dalam sistem informasi dapat secara langsung memperbarui database yang digunakan untuk proses pelaporan.

Apakah yang dimaksud Berkelanjutan dalam Pencatatatan IT Inventory?

Berkelanjutan dalam kriteria ini adalah dipergunakan secara terus-menerus untuk setiap transaksi dan mutasi atas persediaan bahan baku yang diimpor dengan mendapatkan fasilitas pembebasan atau pengembalian, barang dalam proses yang dihasilkan dari bahan baku yang diimpor dengan mendapatkan fasilitas pembebasan atau pengembalian, dan hasil produksi yang dihasilkan dari bahan baku yang diimpor dengan mendapatkan fasilitas pembebasan atau pengembalian.

Kriteria IT Inventory Pada Pengguna Fasilitas Pembebasan dan atau Pengembalian

1. Sistem informasi harus mampu mencatat pemasukan, pengeluaran, Work in Process (WIP), dan saldo barang, secara berkelanjutan dan realtime.

2. Sistem informasi harus memiliki sistem reporting yang mampu membuat laporan yang paling sedikit memuat data sesuai peraturan.

3. Sistem informasi menggambarkan keterkaitan pemasukan bahan baku dengan dokumen kepabeanan impor sesuai asal bahan baku dan keterkaitan pengeluaran hasil produksi dengan dokumen kepabeanan ekspor dengan mencantumkan data jenis, nomor, dan tanggal pemberitahuan pabean.

4. Adanya penggunaan kode yang berbeda atas barang dan/atau bahan yang diimpor.

5. Akses oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.